Poolfahrzeug oder Dienst-Pedelec: der Vollkostenvergleich über fünf Jahre

Ein VW Polo als kommunales Poolfahrzeug kostet über fünf Jahre rund 32.220 Euro. Ein direkt beschafftes, vollständig ausgestattetes Dienst-Pedelec kostet im selben Zeitraum 5.495 Euro. Die Differenz beträgt 26.725 Euro pro ersetztem Fahrzeug.

Das ist keine Überschlagsrechnung mit gerundeten Erfahrungswerten. Beide Seiten sind als Vollkostenrechnung angesetzt, die Annahmen liegen offen, die Quellen stehen am Ende. Wer die Zahl in einer Vorlage für den Haupt- oder Mobilitätsausschuss verwenden will, sollte wissen, was in ihr steckt und was nicht.

Die Autoseite: Vollkosten statt Kaufpreis

Für den Kleinwagen liegt die ADAC Autokostenübersicht Frühjahr/Sommer 2026 zugrunde, Modell Polo 1.0 mit 59 kW, Grundpreis 20.135 Euro. Der ADAC rechnet mit fünf Jahren Haltedauer und 75.000 Kilometern Gesamtlaufleistung, das entspricht 15.000 Kilometern im Jahr. In den Kosten enthalten sind Wertverlust, Kraftstoff, Versicherung, Kfz-Steuer sowie Werkstatt- und Reifenkosten.

Daraus ergeben sich 537 Euro im Monat, 6.444 Euro im Jahr und 32.220 Euro über fünf Jahre. Der Kilometerpreis liegt bei 43,0 Cent.

Die 537 Euro setzen sich zusammen aus 216 Euro Wertverlust, 153 Euro Betriebskosten, 113 Euro Fixkosten und 55 Euro Werkstattkosten. Der größte Einzelposten ist damit nicht der Kraftstoff, sondern der Wertverlust. Genau dieser Posten fällt an, ob das Fahrzeug bewegt wird oder auf dem Hof steht.

Ein Einwand, der in der Kämmerei zuverlässig kommt

In den 113 Euro Fixkosten steckt neben Haftpflicht und Kfz-Steuer auch eine Vollkaskoversicherung mit 500 Euro Selbstbeteiligung, dazu eine Pauschale von 200 Euro im Jahr für Nebenkosten wie Parkgebühren und Hauptuntersuchung. In den Betriebskosten sind zusätzlich 250 Euro im Jahr für Wagenwäsche und Pflege enthalten. Kommunen, die als Selbstversicherer auftreten und auf Vollkasko verzichten, rechnen an dieser Stelle niedriger. Das ist ein berechtigter Einwand.

Er verschiebt das Ergebnis aber nicht. Selbst wenn Sie die Fixkosten vollständig streichen, was keine Verwaltung kann, weil Haftpflicht und Steuer bleiben, stünden immer noch 424 Euro im Monat gegen 91,58 Euro. Der Abstand schrumpft, er kippt nicht.

Ein Fahrzeug, das überwiegend für solche Wege vorgehalten wird, kommt selten auf 15.000 Kilometer im Jahr. Versicherung, Steuer und Wertverlust fallen davon unabhängig an. Bei geringerer Auslastung verteilen sie sich auf weniger Kilometer, der tatsächliche Kilometerpreis steigt entsprechend. Die folgende Rechnung ist damit konservativ zugunsten des Autos angesetzt.

Die Radseite: Direktbeschaffung mit vollständiger Ausstattung

Die Rechnung geht von einer Direktbeschaffung aus, nicht von Leasing. Die Kommune ist ab Lieferung Eigentümerin, trägt den Restwert selbst und kann das Rad über eine übliche Leasinglaufzeit von 36 Monaten hinaus weiter einsetzen. Die Ersatzteilverfügbarkeit von mindestens sieben Jahren ab dem Inverkehrbringen der letzten Einheit des Modells, die eine belastbare Leistungsbeschreibung nach dem Beschaffungsleitfaden des Umweltbundesamtes fordert, stützt genau diese Nutzungsdauer.

Angesetzt wird ein E-Trekking-Pedelec im Einsatzprofil Urban zu 4.000 Euro. Hinzu kommt die Ausstattung, die pro Fahrrad zu beschaffen ist:

• ein hochwertiges Diebstahlschloss für rund 100 Euro
• eine am Rahmen befestigte Luftpumpe für rund 25 Euro
• eine wasserdichte Gepäckträgertasche für rund 120 Euro

Reflektoren sind bei marktüblichen Modellen integriert. Montageständer, Werkzeugsatz und Ersatzschlauchsortiment fallen einmalig für die gesamte Flotte an, nicht pro Rad, und bleiben in dieser Einzelfahrzeugrechnung außen vor. Die Anschaffung pro Rad summiert sich damit auf 4.245 Euro.

Über fünf Jahre ergeben sich daraus 1.250 Euro Wartung. Die Gesamtkosten liegen damit bei 5.495 Euro. Das entspricht 1.099 Euro im Jahr oder 91,58 Euro im Monat.

Die Gegenüberstellung

Pro ersetztem Poolfahrzeug bleiben 5.345 Euro im Jahr im Haushalt. Bei zwei Fahrzeugen sind es bereits über 10.000 Euro jährlich.

Beide Seiten sind hier als Vollkostenrechnung angesetzt. Beim Auto stecken Wertverlust, Versicherung, Steuer und Werkstatt bereits in den 537 Euro, beim Rad sind Anschaffung, Zubehör und Wartung enthalten. Der Abstand entsteht also nicht dadurch, dass auf einer Seite eine Kostenart fehlt, sondern durch die Fahrzeugklasse selbst.

Wo die Rechnung greift und wo nicht

Diese Grenze ist keine Setzung, sie steckt in denselben Daten. Die Hohenheim-Befragung trennt Dienstgänge ausdrücklich von Dienstreisen: 59,2 Prozent aller Dienstreisen werden auf 20 bis 100 Kilometer geschätzt, während 80,6 Prozent der Dienstgänge unter 10 Kilometern bleiben. Das sind zwei verschiedene Mobilitätsbedarfe, und nur der erste lässt sich mit dem Rad abdecken. Der größere ist er trotzdem: Nach derselben Erhebung fallen in Stadtverwaltungen monatlich rund dreimal so viele Dienstgänge an wie Dienstreisen.

Nicht jedes Poolfahrzeug ist ersetzbar. Aber die wenigsten Verwaltungen wissen, welche es sind, weil Auslastungsdaten selten erhoben werden. Wer die Frage beantworten will, braucht zuerst einen Blick auf die tatsächlich gefahrenen Wege, nicht auf den Fuhrparkbestand. Erst danach lässt sich sagen, wie viele Fahrzeuge überhaupt zur Disposition stehen und welches Einsatzprofil das Rad abdecken müsste. Wie Sie die übrigen Einwände gegen Dienst-Pedelecs von Haftung bis Personalrat beantworten, steht in einem eigenen Beitrag.

Fazit

Der Kostenabstand zwischen Poolfahrzeug und Dienst-Pedelec ist groß genug, dass er auch bei vorsichtigen Annahmen bestehen bleibt. Entscheidend ist aber nicht die Differenz an sich, sondern die Frage, welche Fahrzeuge in Ihrer Verwaltung tatsächlich für kurze Wege vorgehalten werden. Diese Frage lässt sich beantworten, bevor irgendetwas beschafft wird.

Fakten auf einen Blick

• Poolfahrzeug (VW Polo 1.0, 59 kW): 537 Euro im Monat, 6.444 Euro im Jahr, 32.220 Euro über fünf Jahre, 43,0 Cent je Kilometer.
• Dienst-Pedelec (Direktbeschaffung): 91,58 Euro im Monat, 1.099 Euro im Jahr, 5.495 Euro über fünf Jahre.
• Differenz: 26.725 Euro über fünf Jahre oder 5.345 Euro im Jahr pro ersetztem Fahrzeug.
• Beide Werte sind Vollkosten. Auto inklusive Wertverlust, Kraftstoff, Versicherung, Kfz-Steuer, Werkstatt und Reifen. Rad inklusive Anschaffung, Zubehör und Wartung.
• Anschaffung Rad: 4.000 Euro Pedelec plus 245 Euro Ausstattung (Schloss, Rahmenpumpe, wasserdichte Gepäckträgertasche).
• Wartung Rad: rund 250 Euro im Jahr für Kette, Bremsbeläge, Reifen und Kundendienst.
• Grundlage Auto: ADAC-Berechnungsbasis fünf Jahre und 75.000 Kilometer, also 15.000 Kilometer im Jahr.
• 47,6 Prozent der kommunalen Dienstgänge werden auf unter 5 Kilometer geschätzt, 80,6 Prozent auf unter 10 Kilometer (Universität Hohenheim, 103 befragte Städte und Kommunen, Erhebung Herbst 2018).
• Dienstreisen sind ein anderer Bedarf: 59,2 Prozent werden auf 20 bis 100 Kilometer geschätzt. Dienstgänge fallen aber rund dreimal so häufig an wie Dienstreisen.
• Die ADAC-Fixkosten enthalten eine Vollkaskoversicherung. Kommunen als Selbstversicherer rechnen niedriger. Selbst ohne die kompletten Fixkosten blieben 424 Euro im Monat gegen 91,58 Euro.
• Grenze der Rechnung: Dienstreisen über 20 Kilometer, Lastentransporte und Fahrten mit mehreren Beschäftigten bleiben Fahrzeugaufgaben.

Häufige Fragen

Was kostet ein kommunales Poolfahrzeug im Vergleich zu einem Dienst-Pedelec?

Über fünf Jahre kostet ein Kleinwagen als Poolfahrzeug rund 32.220 Euro, ein direkt beschafftes und vollständig ausgestattetes Dienst-Pedelec rund 5.495 Euro. Die Differenz beträgt 26.725 Euro pro ersetztem Fahrzeug, das sind 5.345 Euro im Jahr. Beide Werte sind Vollkosten, beim Auto also inklusive Wertverlust, Kraftstoff, Versicherung, Steuer und Werkstatt, beim Rad inklusive Anschaffung, Zubehör und Wartung.

Welche Kosten stecken in der Rechnung für das Dienst-Pedelec?

Die Anschaffung eines E-Trekking-Pedelecs im Einsatzprofil Urban zu 4.000 Euro, dazu die Ausstattung pro Rad mit Diebstahlschloss für rund 100 Euro, Rahmenluftpumpe für rund 25 Euro und wasserdichter Gepäckträgertasche für rund 120 Euro, zusammen 4.245 Euro. Hinzu kommen rund 250 Euro Wartung im Jahr für Kette, Bremsbeläge, Reifen und Kundendienst, über fünf Jahre also 1.250 Euro. Macht 5.495 Euro oder 91,58 Euro im Monat.

Für welche Dienstgänge lohnt sich der Umstieg vom Poolfahrzeug auf das Dienstrad?

Die Rechnung greift dort, wo Fahrzeuge überwiegend für kurze Dienstgänge unter 10 Kilometern vorgehalten werden. Für Dienstreisen über 20 Kilometer, für Transportaufgaben mit Lastanforderung oder für Einsätze mit mehreren Beschäftigten bleibt das Fahrzeug die richtige Wahl. Nicht jedes Poolfahrzeug ist ersetzbar, aber die wenigsten Verwaltungen wissen, welche es sind, weil Auslastungsdaten selten erhoben werden.

Warum rechnet der Vergleich mit Direktbeschaffung statt mit Leasing?

Weil die Kommune bei der Direktbeschaffung ab Lieferung Eigentümerin ist, den Restwert selbst trägt und das Rad über eine übliche Leasinglaufzeit von 36 Monaten hinaus weiter einsetzen kann. Die Ersatzteilverfügbarkeit von mindestens sieben Jahren ab dem Inverkehrbringen der letzten Einheit des Modells, die eine belastbare Leistungsbeschreibung nach dem Beschaffungsleitfaden des Umweltbundesamtes fordert, stützt genau diese Nutzungsdauer.

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Wo weder Auto noch klassisches Pedelec passen, weil Lasten transportiert werden müssen, kommt eine dritte Option infrage. Was ein Lastenrad im Betrieb tatsächlich kostet und unter welchen Bedingungen die Umstellung hält, steht im Ratgeber Lohnt sich ein Lastenrad im Betrieb?, der Auswertung einer DLR-Begleitforschung mit 42 Betrieben. Acht solcher Räder liegen bei rund 34.000 Euro netto und damit unter den Wertgrenzen für einen Direktauftrag: Was dabei an Markterkundung und Vermerk trotzdem nötig bleibt, steht im Ratgeber zum Direktauftrag unterhalb der Wertgrenzen. Wie ich die Einsatzprofile Ihrer Flotte prüfe und das Ergebnis in eine ausschreibungsfähige Leistungsbeschreibung übersetze, steht auf der Seite zur Beschaffungsberatung für Kommunen.

Dieser Beitrag ist eine fachliche Einordnung, keine Rechtsberatung. Haushaltsrechtliche und vergaberechtliche Fragen zur konkreten Beschaffungsform prüfen Sie bitte mit Ihrer Vergabestelle.