Dienst-Pedelecs in der Verwaltung einführen: sechs Einwände und was dagegen trägt

Im September 2015 antwortete die Stadtverwaltung Braunschweig auf eine Ratsanfrage zu umweltfreundlicher Dienstmobilität. Sie meldete 32 Dienstfahrräder und 2 Pedelecs. Die Räder würden nur wenig und vor allem in den milden Monaten genutzt, und wer mit dem Rad zum Dienst komme, nutze dafür ohnehin das private. Einen Bedarf für weitere Dienstfahrräder sah die Verwaltung deshalb nicht.

So ein Befund beendet eine Diskussion, bevor sie begonnen hat. Er sagt aber wenig über Dienst-Pedelecs und viel über Organisation. Ein Rad ohne Buchung und ohne zuständige Person steht herum, das war 2015 so und ist heute nicht anders.

Wer Dienst-Pedelecs vorschlägt, sitzt meist im Radverkehrs- oder Klimaschutzmanagement, nicht in der beschaffenden Stelle. Überzeugen müssen Sie Kämmerei, Liegenschaften, Hauptamt und Personalrat, und jede dieser Stellen bringt ihren eigenen Einwand mit. Für jeden gibt es eine belegbare Antwort. Bei einigen ist der Einwand allerdings teilweise berechtigt, und das sollte man offen sagen, statt ihn wegzureden.

Einwand 1: „Das rechnet sich nicht“

Bei Dienstgängen unter zehn Kilometern rechnet es sich deutlich. Über fünf Jahre kostet ein Kleinwagen als Poolfahrzeug 32.220 Euro, ein direkt beschafftes Dienst-Pedelec mit Ausstattung und Wartung 5.495 Euro. Rechenweg, Annahmen und Quellen stehen im Vollkostenvergleich Poolfahrzeug oder Dienst-Pedelec.

Die Rechnung trägt nur bei passenden Wegen. Die Universität Hohenheim hat 103 Städte und Gemeinden befragt: Sie schätzen 47,6 Prozent ihrer Dienstgänge auf unter 5 und 80,6 Prozent auf unter 10 Kilometer. Das sind Einschätzungen, keine Messwerte. Ob das für Ihr Haus stimmt, zeigen die Fahrtenbücher der Poolfahrzeuge.

Einwand 2: „Wir hatten schon Räder, die standen herum“

Der Einwand ist berechtigt. Er richtet sich aber gegen die damalige Organisation, nicht gegen das Verkehrsmittel. In Braunschweig hatten 32 von 34 Rädern keinen Motor. Ein Pedelec senkt die Hürde im Dienstalltag erheblich, weil der Motor Anfahren und Steigungen übernimmt und niemand verschwitzt zum Termin kommt.

Genutzt wird ein Poolrad nur, wenn fünf Bedingungen erfüllt sind:

• Es ist buchbar wie ein Poolfahrzeug, im selben System oder als Ressource im Kalender.
• Es ist einsatzbereit: Akku geladen, Reifendruck geprüft, Schloss und Schlüssel an einem festen Ort.
• Eine Person ist namentlich zuständig und nimmt Mängelmeldungen an.
• Es steht sichtbar und nahe am Ausgang, nicht im Keller hinter der Tiefgarage.
• Wer sich unsicher fühlt, darf das Rad vorab in Ruhe ausprobieren.

Das Wetter bleibt ein echter Faktor. Schutzbleche mit voller Abdeckung und Regenbekleidung im Pool senken die Hürde, beseitigen sie aber nicht. Im Winter sinkt die Nutzung, deshalb gehört eine Auswertung über zwölf Monate dazu und nicht über einen Winter. Wie stark der Rückgang ausfällt, ist offener als oft angenommen: Im Berliner Projekt EBikePendeln nutzten die Testpersonen ihr Pedelec auch im Winter, abgehalten haben sie in der Regel nur Eis und Schnee.

Einwand 3: „Wer haftet, wenn etwas passiert?“

Für Unfälle der Beschäftigten selbst ist die gesetzliche Unfallversicherung zuständig. Ein Dienstgang ist versicherte Tätigkeit, egal ob er zu Fuß, mit dem Auto oder mit dem Rad zurückgelegt wird. Eine eigene Unfallversicherung für Dienstfahrräder braucht es nicht.

Pedelecs mit höchstens 250 Watt Nenndauerleistung und Abschaltung der Unterstützung bei 25 km/h sind nach dem Straßenverkehrsgesetz keine Kraftfahrzeuge. Es gibt weder Kennzeichen noch Pflichtversicherung. Schäden gegenüber Dritten laufen damit über die allgemeine Haftung der Kommune und ihre Haftpflichtdeckung, nicht über eine Kfz-Versicherung. Ob die bestehende Deckung Dienstfahrräder ausdrücklich einschließt, klärt eine kurze Anfrage beim kommunalen Haftpflichtversicherer.

Gegenüber dem Arbeitgeber haften kommunale Tarifbeschäftigte bei dienstlich veranlassten Tätigkeiten nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, so regelt es der TVöD seit 2008 für den kommunalen Bereich. Für Beamtinnen und Beamte gilt derselbe Maßstab aus dem Beamtenrecht. Für einen Sturz aus einfacher Unachtsamkeit haften Beschäftigte danach nicht.

Wie bei jedem Arbeitsmittel verlangt das Arbeitsschutzgesetz eine Gefährdungsbeurteilung und eine Unterweisung. Wie eine Betriebsanweisung für Dienstfahrräder mit und ohne Elektroantrieb aussehen kann, zeigt etwa die Universität Würzburg.

Einwand 4: „Wo sollen die Akkus laden?“

Diese Frage verdient mehr Ernst als die Kostenfrage, weil sie im Schadensfall Folgen hat. Lithium-Ionen-Akkus können bei Beschädigung, Überhitzung oder falschem Laden thermisch durchgehen. Den Rahmen für Laden und Lagern gibt die DGUV Information 205-041 vom Februar 2024, umgesetzt über die Gefährdungsbeurteilung.

Praktisch heißt das:

• ein fester Ladeplatz, gemeinsam mit der oder dem Brandschutzbeauftragten festgelegt, in einem trockenen Raum mit Rauchmelder
• nicht in Flucht- und Rettungswegen, kein brennbares Material im Umfeld
• nur das Ladegerät des Herstellers, Ladegeräte in die regelmäßige Prüfung elektrischer Betriebsmittel aufnehmen
• laden während der Dienstzeit, nicht unbeaufsichtigt über Nacht
• Akkus mit Sturzschäden, Verformung oder ungewöhnlicher Erwärmung sofort aus dem Betrieb nehmen

Einwand 5: „Wer kümmert sich um Buchung und Wartung?“

Eine namentlich benannte Person mit einem kleinen, festen Zeitbudget. Ohne sie kehrt Einwand 2 zurück. Häufig passt die Stelle, die schon die Poolfahrzeuge verwaltet, weil Buchung, Schlüssel und Schadensmeldung dort bereits organisiert sind.

Für die Wartung genügen eine jährliche Inspektion bei einer örtlichen Werkstatt und eine monatliche Sichtprüfung von Reifendruck, Bremsen und Licht. Für ein intensiv genutztes Pedelec setze ich rund 250 Euro im Jahr für Verschleißteile und Kundendienst an. Klären Sie vorab, welche Werkstatt in der Nähe das Antriebssystem überhaupt warten kann. Nicht jede Fahrradwerkstatt hat für jedes System die Diagnosesoftware.

Einwand 6: „Das muss der Personalrat mittragen“

Richtig, und das ist ein Vorteil. Nutzungsregeln, Unterweisung und Gefährdungsbeurteilung können Beteiligungsrechte der Personalvertretung berühren. Welche im Einzelnen greifen, regelt das jeweilige Landespersonalvertretungsgesetz.

Binden Sie den Personalrat vor der Beschaffung ein, nicht danach. Gemeinsam lässt sich eine kurze Nutzungsordnung formulieren: wer fahren darf, wie gebucht wird, was bei Mängeln oder einem Unfall zu tun ist und dass die Nutzung freiwillig bleibt. Wer die Ordnung mitformuliert hat, verteidigt sie später.

Eingewöhnung: das Rad über ein Wochenende ausprobieren lassen

Wer sich auf einem Pedelec unsicher fühlt, nutzt es im Dienst nicht. Ein Rad, das Beschäftigte vorab in Ruhe ausprobieren dürfen, nimmt diese Hürde. Im Berliner Projekt EBikePendeln testeten Beschäftigte von 33 Unternehmen, Einrichtungen und Behörden je acht Wochen lang ein Pedelec, nach Angaben der Senatsverwaltung ersetzte es bei fast 60 Prozent der Wege ein Auto. Das waren Pendelwege, keine Dienstgänge, und die Testzeit war deutlich länger als ein Wochenende. Ob ein Wochenende reicht, ist nicht untersucht.

Rechtlich ist das keine Dienstfahrt, sondern eine unentgeltliche private Überlassung. Bevor Sie das erste Rad übers Wochenende herausgeben, lassen Sie die folgende Einordnung bitte von Ihrer Unfallkasse und arbeitsrechtlich prüfen. Sie ist meine fachliche Lesart, keine verbindliche Auskunft. Drei Dinge ändern sich:

• Steuer: Die unentgeltliche Überlassung eines Fahrrads, das kein Kraftfahrzeug ist, bleibt lohnsteuer- und beitragsfrei, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt. Die Regel im Einkommensteuergesetz ist bis 31. Dezember 2030 befristet, Pedelecs bis 25 km/h zählen dazu. Die Lohnsteuerstelle bestätigt die Zusätzlichkeit.
• Unfallschutz: Die gesetzliche Unfallversicherung deckt Dienstfahrten und den direkten Arbeitsweg. Eine Fahrt am Wochenende ist Freizeit, Freizeitunfälle deckt nur eine private Unfallversicherung.
• Haftung: Die Beschränkung auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit gilt nach dem Wortlaut des TVöD für dienstlich oder betrieblich veranlasste Tätigkeiten. Eine unentgeltliche private Überlassung ist rechtlich eine Leihe. Die Verwaltung haftet als Verleiherin nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, die Beschäftigten als Entleihende nach den allgemeinen Regeln, also auch für einfache Fahrlässigkeit. Normale Abnutzung müssen sie nicht ersetzen.

Das Modell funktioniert nur freiwillig und mit offenen Karten. Die Beschäftigten tragen am Wochenende ein Risiko, das sie im Dienst nicht tragen. Das gehört ausdrücklich in die schriftliche Überlassungsvereinbarung, zusammen mit dem Hinweis, die private Haftpflicht- und Unfallversicherung zu prüfen, mit Regeln zur Diebstahlsicherung und einer Meldepflicht bei Schäden. Wer das Risiko nicht auf die Beschäftigten legen will, bleibt bei der geführten Übungsfahrt in der Arbeitszeit, als Teil der ohnehin nötigen Unterweisung. Sie ist Dienst und damit versichert.

Pilot statt Grundsatzbeschluss

Ein Grundsatzbeschluss über eine Radflotte verlangt Antworten, die erst die Nutzung liefert. Ein befristeter Pilot dreht die Reihenfolge um und macht aus einer großen Entscheidung eine kleine. So würde ich ihn aufsetzen:

• Umfang: zwei bis drei Räder an einem Standort mit vielen kurzen Dienstgängen. Ein einzelnes Rad fehlt, sobald es gebucht oder in der Werkstatt ist.
• Dauer: zwölf Monate, weil die Nutzung mit der Jahreszeit schwankt.
• Vorab festgelegt: Ladeplatz, Buchungsweg, zuständige Person, Werkstatt, Nutzungsordnung und Regel zur Eingewöhnung.
• Messgrößen: Buchungen je Woche, gefahrene Kilometer laut Display, Fahrten mit Poolfahrzeugen im Vergleich zum Vorjahreszeitraum, Ausfalltage.
• Abschluss: ein kurzer Bericht, auf dessen Grundlage über Fortführung, Ausweitung oder Ende entschieden wird.

Drei Räder mit Schloss, Rahmenpumpe und wasserdichter Tasche kosten rund 12.700 Euro, gerechnet mit den Ansätzen des Kostenvergleichs. Die Wertgrenze eines Direktauftrags regelt das Landesrecht, Bayern etwa erlaubt Direktaufträge bis 100.000 Euro netto. Auch dann bleiben Bedarf und Wirtschaftlichkeit zu dokumentieren, wie im Beitrag zum Direktauftrag unterhalb der Wertgrenzen beschrieben.

Wo das Auto die richtige Wahl bleibt

Dienstreisen über 20 Kilometer, Transporte mit Lastanforderung, Fahrten mit mehreren Beschäftigten und Einsätze mit schwerer Ausrüstung bleiben Fahrzeugaufgaben. In der Hohenheim-Befragung werden 59,2 Prozent der Dienstreisen auf 20 bis 100 Kilometer geschätzt. Für Lastentransporte auf kurzen Wegen kann ein Lastenrad die Lücke schließen, das ist ein eigenes Einsatzprofil.

Eine Vorlage, die diese Grenze selbst zieht, ist in der Kämmerei glaubwürdiger als eine, die jedes Auto ersetzen will.

Formulierungen für die Vorlage

Diese Sätze lassen sich in eine Vorlage an Hausspitze oder Ausschuss übernehmen und an die eigene Verwaltung anpassen:

Die Verwaltung erprobt über zwölf Monate drei Dienst-Pedelecs am Standort [Standort] für Dienstgänge unter zehn Kilometern. Die Nutzung ist freiwillig.

Vor Beginn werden Ladeplatz, Buchungsweg, Wartung und eine verantwortliche Person festgelegt. Die Nutzungsordnung wird mit dem Personalrat abgestimmt.

Beschäftigte, die sich unsicher fühlen, können das Dienst-Pedelec vor der ersten dienstlichen Nutzung freiwillig über ein Wochenende ausprobieren. Die Bedingungen, auch zu Unfallschutz und Haftung bei privater Nutzung, werden schriftlich vereinbart und mit dem Personalrat abgestimmt.

Erhoben werden Buchungen je Woche, gefahrene Kilometer, Fahrten mit Poolfahrzeugen im Vergleich zum Vorjahreszeitraum und Ausfalltage.

Dienstreisen über 20 Kilometer, Lastentransporte und Fahrten mit mehreren Beschäftigten bleiben bei den Poolfahrzeugen.

Nach Ablauf legt die Verwaltung einen Bericht vor. Auf dieser Grundlage wird über Fortführung, Ausweitung oder Beendigung entschieden.

Fakten auf einen Blick

• Über fünf Jahre kostet ein Kleinwagen als kommunales Poolfahrzeug 32.220 Euro, ein direkt beschafftes Dienst-Pedelec mit Ausstattung und Wartung 5.495 Euro, beides als Vollkosten.
• Kommunen schätzen 47,6 Prozent ihrer Dienstgänge auf unter 5 Kilometer und 80,6 Prozent auf unter 10 Kilometer (Universität Hohenheim, 103 befragte Städte und Gemeinden, Erhebung 2018).
• Pedelecs mit höchstens 250 Watt Nenndauerleistung und Abschaltung bei 25 km/h sind nach dem Straßenverkehrsgesetz keine Kraftfahrzeuge und brauchen weder Kennzeichen noch Pflichtversicherung.
• Dienstgänge mit dem Pedelec sind versicherte Tätigkeit in der gesetzlichen Unfallversicherung.
• Kommunale Tarifbeschäftigte haften nach dem TVöD bei dienstlich veranlassten Tätigkeiten nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.
• Eine Wochenendfahrt mit dem Dienst-Pedelec ist private Nutzung: Die gesetzliche Unfallversicherung deckt nur Dienstfahrten und den direkten Arbeitsweg, bei unentgeltlicher Überlassung haften Beschäftigte nach den allgemeinen Regeln der Leihe. Die Bedingungen vorab mit der Unfallkasse und arbeitsrechtlich klären.
• Laden und Lagern von E-Bike-Akkus im Betrieb regelt die Gefährdungsbeurteilung, Orientierung gibt die DGUV Information 205-041 vom Februar 2024.
• Ein Pilot mit drei Dienst-Pedelecs samt Ausstattung kostet rund 12.700 Euro und sollte zwölf Monate laufen, weil die Nutzung saisonal schwankt.

Häufige Fragen

Braucht ein Dienst-Pedelec ein Kennzeichen oder eine eigene Versicherung?

Nein, sofern es ein Pedelec im Sinne des Straßenverkehrsgesetzes ist: höchstens 250 Watt Nenndauerleistung und Abschaltung der Unterstützung bei 25 km/h. Solche Räder sind rechtlich keine Kraftfahrzeuge, es gelten die Regeln für Fahrräder. S-Pedelecs bis 45 km/h sind dagegen Kraftfahrzeuge mit Versicherungskennzeichen und Führerscheinpflicht. Für Dienstgänge in der Verwaltung reicht das Pedelec bis 25 km/h.

Sind Beschäftigte bei einem Unfall mit dem Dienst-Pedelec unfallversichert?

Ja. Ein Dienstgang ist versicherte Tätigkeit in der gesetzlichen Unfallversicherung, das gewählte Verkehrsmittel ändert daran nichts. Zuständig ist die Unfallkasse des Landes oder der kommunale Unfallversicherungsverband. Eine gesonderte Unfallversicherung für Dienstfahrräder ist dafür nicht nötig.

Dürfen die Akkus von Dienst-Pedelecs im Büro geladen werden?

Besser an einem festen Ladeplatz, den die Gefährdungsbeurteilung festlegt, nicht an wechselnden Steckdosen im Büro. Der Ladeplatz liegt außerhalb von Flucht- und Rettungswegen, in einem trockenen Raum mit Rauchmelder, ohne brennbares Material in der Nähe. Geladen wird mit dem Ladegerät des Herstellers und während der Dienstzeit. Die DGUV Information 205-041 gibt dafür den Rahmen vor.

Wie viele Dienst-Pedelecs braucht ein Pilotprojekt?

Zwei bis drei Räder an einem Standort mit vielen kurzen Dienstgängen reichen, um belastbare Nutzungsdaten zu bekommen. Mit einem Rad fehlt die Verfügbarkeit, sobald es gebucht oder in der Werkstatt ist. Drei Räder mit Schloss, Pumpe und Tasche kosten rund 12.700 Euro. Ob das als Direktauftrag möglich ist, regelt das Landesrecht, Bayern etwa erlaubt Direktaufträge bis 100.000 Euro netto. Die Laufzeit sollte zwölf Monate betragen, weil die Nutzung mit der Jahreszeit schwankt.

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Die vollständige Kostenrechnung mit allen Annahmen steht im Vollkostenvergleich Poolfahrzeug oder Dienst-Pedelec. Warum Bauhof, Ordnungsamt und Verwaltung unterschiedliche Räder brauchen, erklärt der Beitrag zu Einsatzprofilen in der kommunalen Radbeschaffung. Wie ich Kommunen und Behörden bei Bedarfserhebung und Beschaffung unterstütze, steht auf der Seite zur Beratung für den öffentlichen Sektor.

Dieser Beitrag ist eine fachliche Einordnung, keine Rechtsberatung. Vergaberechtliche Einzelfragen prüfen Sie bitte mit Ihrer Vergabestelle. Fragen zu Unfallversicherung, Haftpflichtdeckung, Brandschutz und Lohnsteuer klären Sie verbindlich mit Ihrer Unfallkasse, Ihrem kommunalen Haftpflichtversicherer, der Fachkraft für Arbeitssicherheit und der Lohnsteuerstelle. Eine Überlassungsvereinbarung für die private Nutzung sollte arbeitsrechtlich geprüft werden.