Beschaffung unterhalb der Wertgrenzen: Was ein Direktauftrag über Pedelecs trotzdem braucht

Acht Pedelecs sind kein Ausschreibungsfall

Ein typischer Bedarf: Ordnungsamt und Stadtverwaltung wollen Dienstwege im Stadtgebiet mit dem Rad erledigen, das Forstrevier braucht Räder für Kontrollfahrten auf Schotter. Zusammen acht Pedelecs, fünf urban, drei fürs Gelände. In der Verwaltung löst dieser Satz oft Schreckensbilder aus: Ausschreibung, Fristen, Nachprüfung.

Ein Blick auf den Auftragswert nimmt dem viel von seinem Schrecken. Mit der Preisbasis aus meinem Kostenvergleich zum Dienst-Pedelec, also rund 4.245 Euro je Rad inklusive Schloss, Pumpe und Tasche, liegt die Beschaffung bei etwa 34.000 Euro netto. Das ist für fast jeden öffentlichen Auftraggeber ein Direktauftrag.

Die Zahlen unterscheiden sich je nach Auftraggeber erheblich. Für Bundesbehörden wurde die Grenze zum 1. Juli 2026 auf 50.000 Euro angehoben, zuvor lag sie bei 15.000 Euro. Für Kommunen gilt dagegen das Recht des jeweiligen Landes, und dort liegen die Werte teils deutlich höher. Bayern erlaubt Direktaufträge über Liefer- und Dienstleistungen bis 100.000 Euro, befristet bis Ende 2029. Welche Grenze für Ihr Haus gilt und ob sie im Einzelfall greift, sagt Ihnen Ihre Vergabestelle. Das ist die erste Frage, die vor jeder Beschaffungsplanung geklärt gehört, denn sie entscheidet über den gesamten weiteren Aufwand.

Wie weit kleinere Beschaffungen unter diesen Grenzen bleiben, zeigt das Beispiel Klassensatz für die Radfahrausbildung.

Was entfällt und was ausdrücklich nicht

Beim Direktauftrag entfallen die Veröffentlichung, die Angebotsfristen und die förmliche Wertung nach einer offengelegten Matrix. Nicht entfallen die Grundpflichten: sparsam und wirtschaftlich zu beschaffen und die Entscheidung so zu dokumentieren, dass sie später nachvollziehbar bleibt. Der Direktauftrag ist eine Erleichterung im Verfahren, kein Freibrief bei der Auswahl.

Das Umweltbundesamt hat 2026 untersucht, was die höhere Wertgrenze für eine umweltfreundliche Beschaffung bedeutet, und kommt zu einem Befund, der auf den ersten Blick überrascht: Für anspruchsvolle Anforderungen wird es eher schwerer als leichter. Der Grund ist einfach. Im förmlichen Verfahren lassen sich Langlebigkeit, Reparierbarkeit und Lebenszykluskosten noch über Zuschlagskriterien einfangen. Diese Ebene gibt es beim Direktauftrag nicht. Die Anforderungen müssen deshalb bereits die Bedarfsermittlung und die Festlegung des Beschaffungsgegenstands prägen, also lange bevor überhaupt ein Unternehmen ausgewählt wird.

Praktisch heißt das: Die drei Bausteine, die ohnehin die Grundlage jeder sauberen Beschaffung sind, bleiben vollständig erhalten. Das Einsatzprofil klärt, wofür die Räder gebraucht werden, und warum Bauhof, Ordnungsamt und Forst dabei nicht über einen Kamm geschoren werden können. Daraus werden Anforderungen mit Eigenschaft, Schwelle und Nachweismittel, wie ich sie in der produktneutralen Leistungsbeschreibung und für die einzelnen Bauteile aufgeschlüsselt habe. Neu hinzu kommen beim Direktauftrag vor allem zwei Dinge, um die es im Rest dieses Beitrags geht: die Markterkundung und der Vermerk.

Die Markterkundung ist beim Direktauftrag die eigentliche Arbeit

Die Markterkundung klärt, was der Markt für den beschriebenen Bedarf überhaupt hergibt. Sie ist keine Angebotsrunde und keine Vorentscheidung für ein Fabrikat. Sie beantwortet drei Fragen, und zwar in dieser Reihenfolge.

• Gibt es die Lösung überhaupt? Erfüllt irgendein am Markt verfügbares Rad die Kombination aus Einsatzprofil und Mindestanforderungen? Wenn nein, ist eine Anforderung zu hoch gegriffen oder der Bedarf falsch beschrieben.
• Gibt es sie mehrfach? Bleiben nach allen Mindestanforderungen noch mehrere Bauarten, Antriebssysteme und Anbieter übrig? Lässt eine Kombination von Vorgaben faktisch nur ein Produkt zu, ist die Beschreibung nicht mehr neutral, auch wenn in ihr kein Markenname steht.
• Was kostet sie realistisch? Erst daraus wird die Schätzung des Auftragswerts belastbar, und erst die entscheidet, ob der Direktauftrag überhaupt zulässig ist. Die Wertgrenze prüft man nicht am Ende, sondern am Anfang.

Das Ergebnis gehört in eine kurze Übersicht. Drei bis vier Optionen genügen, in der Regel bewusst anonymisiert, weil ein Modellranking in einem Dokument, das später in der Akte liegt, schnell als Vorfestlegung gelesen wird. Die Quelle je Option, etwa Herstellerdatenblatt oder Händlerauskunft mit Datum, gehört daneben.

Entscheidend ist dabei ein Punkt, an dem ich die meisten Markterkundungen scheitern sehe: Dokumentiert werden müssen auch die Optionen, die am Ende nicht empfohlen werden. Eine Übersicht, in der nur die später gewählte Lösung steht, ist keine Markterkundung, sondern eine nachträgliche Rechtfertigung. Erst die nicht gewählten Optionen belegen, dass es eine Auswahl gab. Ein „teilweise erfüllt“ ist dabei ein zulässiges und oft das ehrlichste Ergebnis, solange danebensteht, welches Kriterium betroffen ist.

Der eigentliche Befund steht nicht in den Zeilen, sondern unter der Tabelle: Drei unterschiedliche Bauarten erfüllen die Anforderungen. Der Bedarf ist also am Markt mehrfach zu decken, und die Beschreibung schneidet niemanden aus. Genau dieser Satz ist es, der einer späteren Nachfrage standhält.

Der Vermerk in acht Punkten

Am Ende steht kein Modellname, sondern eine Begründungskette. Die fachliche Zuarbeit dokumentiere ich in einem fachlichen Empfehlungs- und Markterkundungsvermerk, der formelle Vergabevermerk im Sinne der Vergabeordnung bleibt bei der Vergabestelle.

Vor den inhaltlichen Punkten steht ein kurzer Kopf, der den Vorgang eindeutig macht: beschaffende Stelle, Bezeichnung des Vorgangs, Gegenstand und Menge, Datum, Verfasser und ein Versionsstand. Der Versionsstand klingt nach Formalie, ist aber der Punkt, an dem sich später klären lässt, welche Fassung der Entscheidung zugrunde lag. Danach folgen acht Punkte:

1. Anlass und Bedarf: wer beschafft was, wofür, in welcher Menge. Zwei bis vier Sätze genügen.
2. Anforderungen als messbare Kriterien, jede mit der Begründung aus dem Einsatzprofil daneben. Also nicht nur „mindestens 60 km Reichweite im Mischbetrieb“, sondern auch, dass diese Zahl aus der Tagesstrecke des Einsatzes stammt.
3. Markterkundung mit den betrachteten Optionen und der Quelle je Option.
4. Bewertung und Vergleich: warum welche Option die Kriterien erfüllt und welche nicht.
5. Begründete Empfehlung, bei Produktnennung stets mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ und dem sachlichen Grund.
6. Wirtschaftlichkeit über Anschaffung, Lebensdauer, Wartung und Ersatzteilverfügbarkeit.
7. Quellen und Nachweise: Herstellerangaben, Prüfberichte, Tests, Normen.
8. Unabhängigkeitserklärung der beratenden Stelle: keine wirtschaftliche Verbindung zu den betrachteten Anbietern, keine Vertretung einer Marke oder eines Händlers.

Beim Direktauftrag lohnt sich eine Ergänzung unter Punkt 1: der geschätzte Auftragswert und die Wertgrenze, unter der er bleibt. Damit steht die Begründung für die gewählte Verfahrensart im selben Dokument wie die Begründung für die Auswahl, und beides ist in einem Zug prüfbar.

Diese Struktur beantwortet die Fragen, die bei einer Prüfung durch die Rechnungsprüfung oder bei einer Nachfrage aus dem Rat tatsächlich gestellt werden: Warum diese Anforderung, warum dieses Angebot, warum war der Wettbewerb offen. Ein Vermerk, der diese acht Punkte abdeckt, ist selten länger als drei Seiten.

Drei Fehler, die ich beim Direktauftrag regelmäßig sehe

Das erstbeste Angebot. Der Direktauftrag verführt dazu, beim nächstgelegenen Händler anzurufen und zu kaufen, was dort steht. Das ist nicht per se falsch, aber ohne Markterkundung fehlt der Beleg, dass es wirtschaftlich war. Zwei zusätzliche Anfragen kosten einen Vormittag und machen aus einem Bauchgefühl einen Vorgang.

Die Wunschliste. Ohne förmliche Wertung wandern gern Einzelwünsche in die Bestellung, die niemand aus dem Bedarf ableiten kann. Der Test ist derselbe wie in der Ausschreibung: Lässt sich die Anforderung messen oder mit einem Nachweis belegen? Wenn nicht, gehört sie nicht in die Bedarfsbeschreibung.

Der Vermerk im Kopf. Der häufigste Fehler. Die Überlegungen waren da, sie stehen nur nirgends. Zwei Jahre später ist die Kollegin in einem anderen Amt, und niemand kann die Entscheidung mehr erklären. Der Vermerk ist keine Bürokratie, er ist das Gedächtnis des Vorgangs.

Fakten auf einen Blick

• Für Bundesbehörden liegt die Wertgrenze für Direktaufträge seit dem 1. Juli 2026 bei 50.000 Euro netto, zuvor 15.000 Euro.
• Für Kommunen gilt Landesrecht. In Bayern sind Direktaufträge über Liefer- und Dienstleistungen bis 100.000 Euro netto zulässig, befristet bis 31. Dezember 2029.
• Der EU-Schwellenwert für kommunale Liefer- und Dienstleistungen liegt 2026 und 2027 bei 216.000 Euro netto.
• Acht Pedelecs liegen bei rund 34.000 Euro netto und damit unter allen drei Grenzen.
• Beim Direktauftrag entfallen Veröffentlichung, Fristen und förmliche Wertung, nicht aber Wirtschaftlichkeit und Dokumentation.
• Ohne Zuschlagskriterien müssen Langlebigkeit, Reparierbarkeit und Lebenszykluskosten bereits in der Bedarfsermittlung stehen.
• Die Markterkundung prüft, ob der Bedarf am Markt mehrfach zu decken ist, und macht die Wertschätzung belastbar.
• Der geschätzte Auftragswert entscheidet über die Verfahrensart und gehört deshalb an den Anfang, nicht ans Ende.
• Ein fachlicher Vermerk mit acht Punkten ist selten länger als drei Seiten.

Häufige Fragen

Braucht eine Kommune für einen Direktauftrag über Pedelecs eine Leistungsbeschreibung?

Eine veröffentlichte Leistungsbeschreibung nicht, eine dokumentierte Bedarfsbeschreibung schon. Auch beim Direktauftrag muss die Kommune begründen können, was sie beschafft und warum. Einsatzprofil, messbare Anforderungen an Akku, Ersatzteile und Wartbarkeit sowie ein kurzer Vermerk schützen vor dem Kauf des erstbesten Angebots und machen die Entscheidung prüfbar.

Wie hoch ist die Wertgrenze für einen Direktauftrag über Fahrräder und Pedelecs?

Das hängt vom Auftraggeber ab. Für Bundesbehörden liegt die Grenze seit dem 1. Juli 2026 bei 50.000 Euro netto. Für Kommunen gilt das Recht des jeweiligen Landes, und die Grenzen liegen teils deutlich höher. In Bayern sind Direktaufträge über Liefer- und Dienstleistungen bis 100.000 Euro netto zulässig, befristet bis Ende 2029. Welcher Wert für Ihr Haus gilt, klärt Ihre Vergabestelle.

Was ist eine Markterkundung und wie dokumentiert man sie?

Die Markterkundung klärt vor der Beschaffung, welche Lösungen der Markt für den beschriebenen Bedarf überhaupt hergibt. Sie fragt nicht, welches Rad das beste ist, sondern ob nach allen Mindestanforderungen noch mehrere Bauarten und Anbieter übrig bleiben. Dokumentiert wird sie mit den betrachteten Optionen, der jeweiligen Quelle und dem Befund, ob der Wettbewerb offen bleibt.

Weiterlesen

Wie sich jede einzelne Anforderung messbar und mit Nachweismittel formulieren lässt, zeigt der Ratgeber zur produktneutralen Leistungsbeschreibung. Warum ein einziges Anforderungsprofil für Bauhof, Ordnungsamt und Forst nicht funktioniert, steht im Ratgeber zu den kommunalen Einsatzprofilen. Wie ich Kommunen von der Bedarfsklärung bis zum fertigen Vermerk begleite, beschreibt die Seite zur Beschaffungsberatung für den öffentlichen Sektor.

Dieser Beitrag ist eine fachliche Einordnung aus der Perspektive von Werkstatt, Handel und Produktentwicklung, keine Rechtsberatung. Welche Wertgrenze für Ihr Haus gilt und welche Verfahrensart im Einzelfall zulässig ist, entscheidet Ihre Vergabestelle oder deren rechtliche Beratung. Die genannten Werte geben den Stand von September 2026 wieder.