Produktneutrale Leistungsbeschreibung für Pedelecs: messbar statt vage

Produktneutral wird eine Leistungsbeschreibung nicht dadurch, dass sie vage bleibt, sondern dadurch, dass jede Anforderung als messbare Eigenschaft mit Nachweismittel formuliert ist statt als Bauteil, Typenbezeichnung oder Marke. Wer zuerst das Einsatzprofil beschreibt und daraus die Anforderungen ableitet, bekommt vergleichbare Angebote und bleibt trotzdem präzise.

Die meisten Leistungsbeschreibungen, die in Vergabeverfahren für Fahrräder und Pedelecs landen, entstehen aus einem Produktdatenblatt. Jemand hat ein Rad gesehen, das gefällt, und schreibt dessen Ausstattungsliste ab. Das Ergebnis sieht neutral aus, weil kein Markenname darin vorkommt, beschreibt aber trotzdem nur ein einziges Rad. Bieter erkennen das sofort. Wer das gemeinte Modell nicht führt, bietet entweder gar nicht an oder rügt.

Produktneutral heißt nicht anspruchslos

Der häufigste Fehlschluss lautet: Je weniger konkret ich werde, desto neutraler bin ich. Das Gegenteil stimmt. Eine Leistungsbeschreibung, die nur „hochwertiges E-Trekkingrad, langlebig und wartungsarm“ fordert, ist nicht neutral, sondern unbrauchbar. Sie erlaubt keine Vergleichbarkeit, und im Zweifel gewinnt das billigste Angebot, weil kein Kriterium existiert, an dem etwas anderes messbar besser wäre.

Neutralität entsteht auf einer anderen Ebene: bei der Frage, ob eine Anforderung eine Funktion beschreibt oder ein Bauteil. „Hydraulische Scheibenbremse, Scheibendurchmesser ab 180 mm, austauschbare marktüblich verfügbare Beläge“ ist eine Funktionsbeschreibung mit Prüfmaßstab. Mehrere Hersteller können sie erfüllen. „Bremse Typ XY“ beschreibt ein Produkt.

Der Weg führt vom Einsatzprofil zur Anforderung, nicht umgekehrt

Bevor eine Zeile Technik geschrieben wird, gehört das Einsatzprofil auf Papier: Wer fährt, wie oft, wie weit, auf welchem Untergrund, mit welcher Zuladung, bei welchem Wetter, mit welcher Werkstattanbindung. Aus diesen Angaben lässt sich jede technische Anforderung begründen, und genau diese Begründung ist es, die eine Anforderung im Zweifel trägt.

Ein Beispiel aus zwei kommunalen Profilen. Im städtischen Poolbetrieb, etwa Ordnungsamt oder Straßenreinigung, sind die Strecken flach, der Untergrund ist Asphalt und Pflaster, die Räder wechseln täglich die fahrende Person. Daraus folgt sachlich: Nabenschaltung als Mindestanforderung, weil sie beim Abstellen und Rangieren im Pool unempfindlicher ist als ein außenliegendes Schaltwerk. Im Forsteinsatz mit Steigungen, Schotter und Wurzelwegen folgt aus demselben Verfahren das Gegenteil, nämlich eine Kettenschaltung mit ausreichender Übersetzungsbandbreite, weil die Berganfahrt sonst nicht darstellbar ist.

Beide Festlegungen schließen Anbieter aus. Beide sind trotzdem zulässig, weil sie aus dem dokumentierten Bedarf folgen und nicht aus einer Vorliebe. Der Unterschied zwischen einer belastbaren und einer angreifbaren Anforderung liegt selten im Wortlaut, sondern im Vermerk dahinter.

Vier Stellen, an denen Leistungsbeschreibungen faktisch herstellerbindend werden

1. Abgeschriebene Maßangaben

Exakte Akkukapazitäten wie 545 Wh, präzise Federwegsangaben oder ein auf den Millimeter festgelegter Radstand stammen fast immer aus einem konkreten Prospekt. Formulieren Sie Schwellen statt Punktwerte: „mindestens 500 Wh“ statt „545 Wh“, „50 bis 100 mm Federweg“ statt „100 mm“.

2. Zertifikate, die es nicht mehr gibt

Das Umweltzeichen Blauer Engel für Elektrofahrräder (DE-UZ 197) ist ausgelaufen, es können keine Produkte mehr zertifiziert werden. In umlaufenden Vorlagen steht es trotzdem noch. Wer es fordert, macht die Anforderung für alle Bieter unerfüllbar.

Der Ausweg ist feiner, als er zunächst wirkt. Die Kriterien des ehemaligen Umweltzeichens dürfen weiter in Ausschreibungen herangezogen werden, ein Verweis auf das Zeichen dagegen nicht. Und weil es kein Gütezeichen mehr gibt, ist die Einhaltung auch nicht über ein Siegel belegbar, sondern ausschließlich über andere geeignete Nachweise wie Prüfprotokolle. Genau diese Kriterien hat das Umweltbundesamt in seinen Beschaffungsleitfaden für Elektrofahrräder überführt, Ausgabe 2025. Er ist damit die praktikabelste Grundlage für die Umweltanforderungen einer kommunalen Pedelec-Ausschreibung.

3. Die Ortsklausel beim Service

„Der Bieter unterhält eine Werkstatt im Umkreis von 20 km“ ist standortbezogen und bevorzugt ortsansässige Anbieter. Leistungsbezogen formuliert dagegen: Der Bieter sichert eine Wiederherstellungszeit bei Störung zu, benennt den nächstgelegenen autorisierten Servicepunkt für das angebotene Antriebssystem und weist die geforderten Verfügbarkeitsfristen für Ersatzteile nach. Die zugesicherte Wiederherstellungszeit lässt sich anschließend in der Wertung mit Punkten belegen. Das Ergebnis ist für die Kommune dasselbe, der Weg dorthin ist offen für jeden Anbieter, der die Leistung tatsächlich erbringen kann.

4. Die stille Bindung über die Software

Fordern Sie ausdrücklich, dass alle fahrrelevanten Funktionen, also Motorunterstützung, Licht, Display und Bedienung, ohne Smartphone und ohne App nutzbar sind. Sonst hängt der Betrieb einer kommunalen Flotte an einem Herstellerkonto und an dessen Update-Politik.

Zwei Fristen, die regelmäßig verwechselt werden

Bei Ersatzteilen und Ersatzakkus kursieren zwei Fristen, die aus unterschiedlichen Quellen stammen und verschieden hoch sind. Wer sie vermischt, schreibt eine Frist aus, die es so nicht gibt.

Für wesentliche Ersatzteile setzt der UBA-Leitfaden als Ausschlusskriterium mindestens sieben Jahre ab erstmaligem Inverkehrbringen der letzten Einheit des Modells an, und zwar mindestens für unabhängige Fachleute. Wesentlich sind dabei die Teile, die im üblichen Gebrauch ausfallen können, also etwa Motor, Schaltung und Akku. Sie müssen zu angemessenen Preisen auch einzeln erhältlich sein, vom Hersteller oder von einem Dritten. Der Akku ist damit ausdrücklich eingeschlossen: Wer nach dem Leitfaden ausschreibt, fordert auch für Ersatzakkus sieben Jahre.

Für Ersatzakkus gilt zusätzlich die EU-Batterieverordnung mit mindestens fünf Jahren nach dem Inverkehrbringen der letzten Einheit eines Modells. Das ist die gesetzliche Untergrenze. Sie liegt zwei Jahre unter dem Leitfaden und ersetzt ihn nicht.

Beide Fristen hängen am Modellende, nicht an Ihrem Liefertermin. Das ist der Punkt, an dem Vorlagen am häufigsten danebenliegen: „fünf Jahre ab Lieferung“ klingt naheliegend, entspricht aber weder der einen noch der anderen Regelung und lässt sich vom Bieter nicht sauber zusichern.

Was sich beim Akku wirklich fordern lässt: die zwei Wege des UBA-Leitfadens

Die Akkuanforderung ist die Stelle, an der ich die meisten unbrauchbaren Formulierungen sehe. Der UBA-Leitfaden löst sie über zwei Wege, die ausdrücklich alternativ gelten: Wird der eine erfüllt, entfällt der andere. Sie können also beide in die Unterlagen aufnehmen und dem Bieter die Wahl lassen, welchen er nachweist.

Achten Sie auf den Bezugswert. Gefordert sind 80 Prozent der Bemessungskapazität, nicht der real gemessenen Anfangskapazität, und ein Ladezyklus meint die vollständige Entnahme der gespeicherten Kapazität mit anschließender Vollladung, die sich in der Praxis aus mehreren Teilzyklen zusammensetzen kann. Wer stattdessen eine eigene Schwelle erfindet, etwa 60 Prozent nach zwei Jahren, schreibt unterhalb des Standes aus, den der Leitfaden als Mindestniveau setzt, und verliert das Argument, sich auf eine anerkannte Grundlage zu stützen.

Was in die Leistungsbeschreibung gehört und was in die Wertung

Eine Anforderung, die Sie zwingend brauchen, gehört als Mindestanforderung in die Leistungsbeschreibung. Wer sie nicht erfüllt, scheidet aus. Eine Eigenschaft, die Sie gern besser hätten, deren Fehlen aber kein Ausschlussgrund ist, gehört in die Wertungsmatrix und wird mit Punkten belegt.

Diese Trennung entscheidet darüber, wie viele Angebote Sie am Ende auf dem Tisch haben. Setzen Sie die Mindestanforderung auf das Niveau, das eine anerkannte Grundlage hergibt, und honorieren Sie alles darüber in der Wertung. Bei den Ersatzteilen heißt das konkret: sieben Jahre als Ausschlusskriterium, jedes weitere zugesicherte Jahr als Punktgewinn.

Sinnvoll bepunktbar sind bei Pedelec-Flotten vor allem: zugesicherte Wiederherstellungszeit bei Störung, Wartungsintervalle und Wartungsaufwand, Ersatzteil- und Ersatzakkuverfügbarkeit über das geforderte Mindestmaß hinaus, Akkukapazität und Restkapazitätszusage sowie das fahrbereite Gewicht. Alle diese Größen stehen im Angebot des Bieters und werden mit dem Zuschlag Vertragsbestandteil.

Eine Größe, die in Leistungsbeschreibungen fast nie auftaucht, obwohl sie herstellerneutral, kurz und prüfbar ist: die Einsatzkategorie nach DIN EN 17406. Fordern Sie eine Mindestkategorie, die zum Einsatzprofil passt, lassen Sie sie über den Rahmenaufkleber und die Betriebsanleitung nachweisen und verlangen Sie die Bestätigung, dass die Kategorie mit der ausgeschriebenen Ausstattung erhalten bleibt. Dieser letzte Halbsatz ist der entscheidende, denn mehrere Hersteller stufen ein Rad allein durch die Montage von Gepäckträger, Schutzblech oder Hinterbauständer auf eine niedrigere Kategorie herab. Was hinter den Stufen steckt und wie unterschiedlich die Hersteller das handhaben, steht im Ratgeber zur Kategorie 1 bis 5 am Rahmen.

Fazit

Die Arbeit an einer produktneutralen Leistungsbeschreibung ist zu neunzig Prozent Vorarbeit. Wenn das Einsatzprofil steht und jede Anforderung ihre Messgröße und ihr Nachweismittel hat, schreibt sich der Rest fast von selbst, und der Vermerk dahinter trägt sie im Zweifel. Wer umgekehrt mit dem Datenblatt anfängt, produziert eine Beschreibung, die sich später weder verteidigen noch werten lässt. Welche Technik dann konkret in welches Profil gehört, habe ich an anderer Stelle ausführlich aufgeschlüsselt.

Fakten auf einen Blick

• Eine prüfbare Anforderung besteht aus geforderter Eigenschaft, Messgröße oder Schwellenwert und Nachweismittel.
• Als Nachweismittel für Gleichwertigkeit eignen sich technische Spezifikationen des Herstellers, Prüfberichte anerkannter Institute sowie der Nachweis vergleichbarer Komponenten in ähnlichen Einsätzen.
• Markennennungen sind, sofern überhaupt erforderlich, stets mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ zu versehen.
• Das Umweltzeichen Blauer Engel für Elektrofahrräder (DE-UZ 197) ist ausgelaufen. Die Kriterien dürfen weiter herangezogen werden, ein Verweis auf das Zeichen nicht; die Einhaltung ist nur über andere geeignete Nachweise wie Prüfprotokolle belegbar.
• Wesentliche Ersatzteile: mindestens sieben Jahre ab erstmaligem Inverkehrbringen der letzten Einheit des Modells, mindestens für unabhängige Fachleute, zu angemessenen Preisen auch einzeln erhältlich (UBA-Leitfaden, Ausschlusskriterium).
• Ersatzakkus: mindestens fünf Jahre nach dem Inverkehrbringen der letzten Einheit eines Modells (EU-Batterieverordnung). Beide Fristen laufen ab Modellende, nicht ab Lieferung.
• Akku, Weg 1: Garantie mindestens 48 Monate ab Kaufdatum, nach 48 Monaten oder 500 Ladezyklen mindestens 80 Prozent der Bemessungskapazität, Nachweis Herstellererklärung.
• Akku, Weg 2: nach 800 Konditionierungszyklen mindestens 80 Prozent der ursprünglichen Bemessungskapazität nach DIN EN 61960, Nachweis Prüfgutachten über drei Akkus. Beide Wege gelten alternativ.
• Die Einsatzkategorie nach DIN EN 17406 lässt sich als Mindestanforderung fordern und über Rahmenaufkleber und Betriebsanleitung nachweisen. Lassen Sie sich bestätigen, dass die Kategorie mit der ausgeschriebenen Ausstattung erhalten bleibt.
• Für Pedelec 25 gelten EN 15194 und die StVZO; für die mechanische Betriebsfestigkeit zusätzlich DIN EN 17404 (E-Mountainbikes) und DIN EN 17860 (Lastenräder). Beleuchtungseinrichtungen benötigen die Bauartgenehmigung mit K-Nummer.
• Eine verbindlich genormte Reichweitenmessung für Pedelecs existiert nicht; vergleichbar ist die Kapazität in Wattstunden.
• Innerhalb eines Loses sollten Räder baugleich ausgestattet sein, damit Verschleißteile untereinander austauschbar bleiben und Beschäftigte ohne Umgewöhnung wechseln können.

Häufige Fragen

Wie schreibt man eine produktneutrale Leistungsbeschreibung für Pedelecs?

Beschreiben Sie zuerst das Einsatzprofil und leiten Sie daraus jede technische Anforderung ab. Formulieren Sie anschließend jede Anforderung mit drei Bestandteilen: der geforderten Eigenschaft, einer Messgröße oder Schwelle und einem Nachweismittel. Schwellenwerte wie „mindestens 500 Wh“ sind produktneutral, abgeschriebene Punktwerte wie „545 Wh“ sind es nicht. Was Sie zwingend brauchen, wird Mindestanforderung; was Sie gern besser hätten, gehört in die Wertungsmatrix und wird mit Punkten belegt.

Darf ich in einer Leistungsbeschreibung überhaupt eine Marke nennen?

Eine Marken- oder Typennennung ist nur ausnahmsweise zulässig und dann stets mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ zu verbinden. Sie dient allein dazu, ein Leistungsniveau zu beschreiben, das sich anders nicht hinreichend genau ausdrücken lässt. Besser ist es, die Eigenschaft zu beschreiben, die Sie an dem Produkt eigentlich meinen, etwa Wartungsintervall, Belastbarkeit oder Schutzart. In den meisten Fällen fällt die Markennennung dann von selbst weg.

Wie fordere ich Service vor Ort, ohne ortsansässige Anbieter zu bevorzugen?

Formulieren Sie leistungsbezogen statt standortbezogen. Fordern Sie eine zugesicherte Wiederherstellungszeit bei Störung, die Benennung des nächstgelegenen autorisierten Servicepunkts für das angebotene Antriebssystem und eine Mindestdauer der Ersatzteilverfügbarkeit. Die sachliche Begründung, etwa Vermeidung langer Transportwege und Ausfallzeiten der Flotte, dokumentieren Sie im Vergabevermerk. Die Wiederherstellungszeit können Sie zusätzlich in der Wertungsmatrix mit Punkten belegen, kürzere Zeiten besser bewertet.

Wie lange müssen Ersatzteile und Ersatzakkus für Pedelecs verfügbar sein?

Der Beschaffungsleitfaden des Umweltbundesamtes fordert als Ausschlusskriterium wesentliche Ersatzteile, ausdrücklich einschließlich Akku, für mindestens sieben Jahre ab erstmaligem Inverkehrbringen der letzten Einheit des Modells, mindestens für unabhängige Fachleute und zu angemessenen Preisen auch einzeln erhältlich. Die EU-Batterieverordnung setzt für Ersatzakkus zusätzlich eine gesetzliche Untergrenze von mindestens fünf Jahren nach dem Inverkehrbringen der letzten Einheit eines Modells. Beide Fristen laufen ab dem Modellende, nicht ab Ihrer Lieferung.

Wie viele Rahmengrößen soll ich für eine Poolflotte fordern?

Üblich und praxistauglich sind mindestens drei Rahmengrößen, die gemeinsam den Körpergrößenbereich Ihrer tatsächlichen Nutzergruppe abdecken. Legen Sie den Bereich fest, überlassen Sie die konkrete Größenstaffelung aber dem Bieter, weil die Geometrien zwischen Herstellern nicht vergleichbar sind. Erheben Sie den Bereich vorher intern, statt einen Standardwert aus einer Vorlage zu übernehmen.

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Warum ein einziges Anforderungsprofil für Bauhof, Ordnungsamt und Forst nicht funktioniert, zeigt der Ratgeber zu den kommunalen Einsatzprofilen. Liegt der Auftragswert unter der Wertgrenze, entfällt die Veröffentlichung, die Begründung aber nicht: Was dann an Markterkundung und Vermerk nötig bleibt, steht im Ratgeber zum Direktauftrag unterhalb der Wertgrenzen. Wie ich Kommunen von der Bedarfsklärung bis zur fertigen Leistungsbeschreibung begleite, steht auf der Seite zur Beschaffungsberatung für Kommunen.

Dieser Beitrag ist eine fachliche Einordnung aus der Perspektive von Werkstatt, Handel und Produktentwicklung, keine Rechtsberatung. Die vergaberechtliche Prüfung Ihrer Unterlagen bleibt bei Ihrer Vergabestelle oder deren rechtlicher Beratung.